干部人事档案管理工作七项制度

(一九九七年十月修订)

一、干部人事档案管理制度

    (一)根据“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制”和“干部档案保管范围原则上应与干部管理范围相一致”的规定，干部人事档案必须统一由主管该干部的单位的组织、人事部门保管，对不具备保管条件的单位，干部人事档案应由上一级组织、人事部门代管。

    (二)省委管理的我市领导干部，市委组织部保管其副本；市委管理的干部和市委组织部受市委委托管理的干部，其档案由市委组织部集中统一管理；各辖市、区人大、政协的兼职领导干部，市委组织部保管其副本。

    (三)不设组织、人事部门的市级机关各单位的科级及其以下干部的档案，暂由市委组织部代管；对具备管理条件的单位，其干部人事档案由本单位指定专人负责保管。

    (四)各辖市委管理的干部，其档案由辖市委组织部集中统一管理；辖市级机关、企事业单位管理的干部，人数较多，设立组织人事机构的，其档案可由部门或单位的组织、人事部门管理；乡镇国家干部的档案由辖市组织部或人事局集中管理。

    (五)各区委、有关部委办局、公司直属单位管理的干部，以及机关干部，其档案由这些单位的组织、人事部门集中统一管理。下属企事业单位建立综合档案室的，其干部人事档案明确专人管理，业务工作接受本单位的组织、人事部门的领导，并接受上级有关业务部门的检查指导。

    (六)民主党派和无党派爱国人士的档案，按中央统战部的规定，由市委统战部集中保管，凡民主人士进市、辖市人大、政府、政协班子的，按干部管理权限进行管理。

    (七)凡履行了正式选聘、招聘等手续的聘任制干部(指工人身份)，在聘任期间，其档案按干部管理权限进行管理，对解聘或聘任期满不再续聘的，其档案应转至所在单位的劳动人事部门管理。若再次被选聘，其档案仍按干部管理权限进行管理。

    (八)我市协管的各部、省属单位正、副职领导干部，市委组织部保管其一份最新干部履历表。

    (九)干部人事档案管理人员的档案和其主要直系亲属的档案，应由上一级党委(党组)的组织、人事部门或本单位分管领导保管，并按档案材料收集、鉴别、归档的要求，每年整理一次。

    (十)离、退休干部的档案，按干部管理范围，仍由原单位的组织、人事部门保管。

    (十一)死亡干部的档案，按分工保管办法：

    (1)辖市、区委管理的干部，其档案由原单位保管五年后，移交同级档案馆按《机关档案工作条例》规定的期限保存。

    (2)上述范围以外的其他干部人事档案由原单位保管五年后，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。原单位撤销的，交由上级有关部门负责保管。

    (十二)干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职，以及出国不归、失踪逃亡人员，其档案按照《干部档案工作条例》规定进行管理。

    (十三)干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原单位保管，

 刑满释放和解除劳教．后，重新安排工作的，其档案转至新单位的组织、人事部门管理。

    (十四)各辖市、区委组织部，各有关部委办局、公司直属单位党委 (党组)组织人事部门，应提出本地区本系统的干部人事档案管理意见，负责对下属基层单位干部人事档案管理工作的业务指导，并定期监督检查。

二、干部人事档案材料收集补充制度

    (一)按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的收集范围，认真做好档案材料的收集与补充工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料。

    (二)干部人事档案材料的收集与补充工作，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料。

    (三)组织干部人事部门要与纪委、人大、政协、政法、群团、劳动工资、科技等有关部门，建立材料收集联系制度，定期召开联系人会议，探讨材料收集过程中所遇到的新情况、新问题，预测将要形成的档案材料的信息，及时了解干部信息源情况，掌握材料收集的主动权，不失时机地定期不定期地向有关部门收集材料，以补充干部人事档案内容。

    (四)通过干部档案工作简报收集指南栏目或印发材料收集通知，指导材料收集工作，有计划地要求干部所在单位和主管部门收缴干部人事档案材料。

    (五)根据干部每年填写的《干部信息更新采集登记卡》情况，以及干部职务变动、工资审批、整理干部人事档案情况，认真核对干部材料短缺情况，及时做好补缺工作，以保证干部人事档案材料的完整与真实，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

三、干部人事档案材料鉴别归档整理制度

    (一)把好干部人事档案材料“入口关”。对收集的干部人事档案材料，要认真鉴别，严格审核。内容不实，字迹不清，不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料，不能进入档案。干部人事工作中形成的有关调查、汇报提纲、谈话记录、会议记录以及证件等不得归入干部人事档案。重复、多余材料应清理出来。发现伪造篡改的档案材料，要坚决清除，并要对当事人严肃查处。

    (二)归档的材料必须完整、齐全、真实，残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入干部人事档案。对来源、时间和对象不明的材料一般要查清、补办手续后归档。

    (三)归档的材料手续必须完备。对规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；对规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字；对干部任免呈报表、录用、聘用审批表，必须注明任免职务的批准机关、时间和文号。

    (四)归档的材料一般应统一使用16开规格用纸，材料左边应留出 2—2．5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写的材料，均不能归入干部人事档案。

    (五)对应归档的材料，要严格按照台帐制度，进行逐份登记归档。对不属于归档的材料，应分别情况予以处理。属于销毁的材料，必须登记造册，由主管负责人审查批准签字，统一进行销毁，任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。

    (六)整理干部人事档案，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

    (七)按照中组部《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关文件规定，以及市《补充办法》和《登记目录样表》要求，对干部人事档案进行定期集中整理与经常性整理。

四、干部人事档案安全保密制度

    (一)各级组织、人事部门和保管干部人事档案较多的基层单位都应设立专用档案库房，配备必要的库房设施，存放干部人事档案一律使用铁制档案柜。

    (二)各级组织、人事部门应设阅档室和人事档案管理人员办公室，查阅档案要有监督制度，防止失泄密。

    (三)干部人事档案库房和档案柜的钥匙，要明确干部人事档案管理人员专管，调动时，必须办理好交接手续。

    (四)严禁在库房和阅档室内吸烟和生火、存放易引鼠入室的食物和易燃易爆物品，要保持库房的清洁卫生和适宜的温湿度(按《条例》要求，温度：14—24℃，相对湿度45—65％)。

    (五)下班前档案要入库，并检查门窗、电源关闭切断情况。库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施，半年检查一次。

    (六)干部人事档案是党的重要机密，干部人事档案室是机要重地，非管理人员一律不得进人档案室。干部人事档案管理人员不准擅自向他人提供档案或泄露干部人事档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。

    (七)严禁用普通电话索取或提供有关干部人事档案内容。严禁任何人携带干部人事档案进入公共场所和娱乐场所。

     (八)严禁任何个人私存他人的干部人事档案材料，对私自保存、拒不交出，或者利用私存的档案材料进行整人，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要求依法处理。

五、干部人事档案利用制度

    (一)利用干部人事档案必须严格履行登记审批手续，凡要利用市委组织部及有关部门保管的干部人事档案，需由相当县级及县级以上单位出具的阅档介绍信，并注明利用理由和要求，利用单位的分管领导必须签字，并指定专人(限于党员干部)，经管理人事档案部门负责人签署意见后方可利用。

    (二)调查证明介绍信或单位联系工作介绍信，不得查阅干部人事档案。对不符合利用干部人事档案范围的，干部人事档案管理部门不予提供干部人事档案，对因出国、出境、入党需了解其亲属情况的，可摘要提供证明材料。

    (三)各级组织、人事部门的阅档室，应有专人负责监督查阅。查阅干部人事档案不准把档案材料拿出阅档室，不准向无关人员谈论档案内容。

    (四)干部人事档案一般不外借，因特殊需要，要说明理由，经主管干部部门领导同意后，办理借阅手续，并规定归还日期，方可借出。对所借阅的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅。未经主管部门同意，不得转借，用完后应立即退还。对于逾期不还的档案，干部人事管理部门要及时催要。

    (五)任何干部不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

    (六)查阅干部人事档案时，必须严格遵守保密制度和阅档守则，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换、损坏干部人事档案材料。要注意保持档案的整洁。

    (七)借阅干部人事档案未经主管部门同意，不得擅自摘抄、复制及记在笔记本上。从档案中摘抄有关内容，作为证明材料的，要细致校对，经主管部门签署意见，加盖印章后方可使用。

    (八)严禁在查阅干部人事档案时吸烟、喝水、吃零食等，以免损坏、污染档案材料。

    (九)按照《干部档案工作条例》规定，查阅干部人事档案必须是中共党员。非中共党员领导干部因需要，必须了解下属干部情况时，应由干部人事档案管理部门酌情介绍或提供所要了解的情况。

六、干部人事档案转递制度

    (一)各级组织、人事部门都可以直接相互转递干部人事档案。

    (二)转递干部人事档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

    (三)转出干部人事档案数量较多的单位，应派两名中共党员递送。

    (四)转递干部人事档案必须统一使用“干部档案转递通知单”，按所列项目详细登记，严密包封。

    (五)提取干部人事档案必须凭加盖本单位组织、人事部门公章的“提取干部档案介绍信”，方可办理提取手续。

    (六)转出的于部人事档案必须完整齐全，并按规定经认真整理、装订成卷，不得扣留材料或分批转出。

    (七)接收档案的单位经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回。逾期一个月末退回执，转出单位要进行查询，以防丢失。

    (八)干部人事档案要随着干部调动及时转递。干部人事管理部门要将干部职务变动、任免通知及时交给干部人事档案管理部门，由他们将干部人事档案及时转递新的主管单位保管。如现管单位未接收到干部人事档案，也应及时向对方单位催要，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。

七、干部人事档案检查核对统计制度

    (一)坚持对所保管的干部人事档案，进行定期与不定期的检查、核对。检查干部人事档案保护方面有何隐患；检查干部人事档案保护措施是否健全；检查核对借出档案是否逾期归还；检查核对干部人事档案索引与所保管的干部人事档案有无出入。

    (二)坚持对转出转进的干部人事档案进行检查核对。检查材料是否齐全，历次职务变动是否都及时登记在职务变动登记表上，整理装订的档案是否符合有关规定要求，发现问题应及时纠正、及时与转出档案单位联系，提出改进意见，确保干部人事档案质量。

    (三)坚持干部人事档案工作台帐登记制度，按照干部档案索引、干部档案、干部卡片、干部名册“四统一”要求，做好日常工作，每年年底检查核对一次，发现问题及时解决。

    (四)每月初，分门别类地做好干部人事档案应管代管情况的统计，年底对所管理的干部人事档案进行分类汇总统计。

    (五)每年年底，做好干部人事档案材料收集补充、  “四统一”工作、查阅借阅、出具证明、整理干部人事档案等情况的汇总统计。

干部人事档案管理人员职责

    一、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平。

    二、热爱本职工作，忠于职守，认真负责地保管好干部人事档案。

    三、钻研业务知识，熟悉收集、鉴别档案材料及整理档案的有关规定。积极主动做好干部人事档案材料的收集、鉴别、整理工作。及时登记干部职务、工资等变动情况。

     四、坚持原则，严格执行干部人事档案管理工作的有关规章制度，认真办理干部人事档案的查阅、借阅和转递，积极为干部人事工作服务。

    五、严格遵守《干部档案工作条例》，保护档案的安全，不得泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。

    六、调查研究档案工作情况，制定和修订有关规章制度，搞好干部人事档案业务建设和业务指导。

    七、工作调动时，必须做好档案、档案材料和业务文件等移交工作。

阅档守则

    一、利用市委组织部管理的干部人事档案，必须是党员干部，同时必须持有相当县团级及其以上单位党组织的阅档介绍信，并经批准后方可查阅。

    二、注意保密，阅档应在指定地点，不得随便携带档案材料变动地点。不得遗失，不准让无关人员翻阅。

    三、在查阅干部人事档案时，摘录材料需经管理部门同意，所摘材料内容严禁在与工作无关的人员中扩散。

    四、爱护档案，不准涂抹、勾画及乱加批语、篡改等，如发现材料上有错误之处，应告知档案管理人员。

    五、干部档案袋内、卷内材料，不得拆散、抽出调换或增加任何材料。

    六、阅档时严禁吸烟、喝茶。